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吐血整理!建设智能财务共享中心,看这一篇就够了!

随着新技术发展和企业数字化转型的浪潮,财务共享市场呈现消费升级趋势,从以往千亿级企业做共享,到现在数十亿企业也普遍呈现财务共享需求。 

为了帮助企业更好地了解、建设符合时代要求的财务共享中心,我们有请到了最有发言权的大咖分享建设智能财务共享中心的心路历程 

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财务共享深厚经验

复星集团财务共享中心服务全球70000+员工,覆盖700+家法人公司 

智能产品重度用户

复星财务共享使用了市场上几乎所有的智能化产品,练就了一双产品选型的“火眼金睛”

前人种树后人乘凉

从财务共享小白到专家

看这一篇就够了!

Part1快速索引

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Part2干货分享

一、共享中心建设面对的困难和挑战

1.1财务共享中心建设会面对哪些固有矛盾?

·       对下属企业管理和服务之间的矛盾

·       客户满意度、核算质量和运营成本之间的矛盾

·       个性化需求和统一操作之间的矛盾

对于财务共享中心来说,这三个矛盾是必然存在的,我们需要在这三种矛盾之间寻找走钢丝式的平衡,相互妥协。

举例来说(对下属企业管理和服务之间的矛盾),被共享的单位希望你只有服务没有管理;但是对于公司高管来说,更重视管理而非服务;对于共享中心来说,就需要在这两者之间找到一个平衡点,这个平衡点可能也在不停的浮动,是动态变化的。

这就是做内部的共享中心和做代理记账公司的最大差别,代理记账公司可能只重视怎样把服务做好,管理这方面就会弱一点。但作为公司内部的共享中心,两者都需要兼顾到。

1.2哪些业务是无法通过智能化解决的?

对于财务共享中心来说,基本上会通过系统化、智能化来解决绝大多数的工作,但有一些线下业务是无法通过智能化解决的,包括:

·       购买纸质发票:

这个问题也许会随着今年年底所有发票全面电子化后解决

·       银行账户管理:

银行账户管理是所有共享中心面临的一个头疼的问题,复星财务共享中心现在管理着3000多个银行账户,这些账户的日常维护(包括签字人的变更,UP的更换,到期的更新)都是工作量很大的。而这么多工作都需要拿着纸质材料到银行去上门办理,目前还看不到线上化的曙光,对我们来说是比较大的挑战。

·       境外银行,税务机构的网络支持:

凡是业务涉及到境外的共享中心都会面临这些问题,相比较国内的,境外银行和税务机构的网络设备是相对落后的,大多数机构能开通网银就很不错了,银企直连就很难指望了。

税务机构很多还是用纸质信件来寄送文件,他们会先寄送一个信封给你,等你准备好材料,打印出来再寄送回去,如果出了什么问题,还要再邮寄信封,这样一来一回,差不多一年就过去了。

·       单据的扫描:

关于单据扫描这一块主要涉及两个方面。一个是增值税专用发票,待全面电子化后,可以高速扫描来解决。另一个就是合同的管理,以后CA证书就会被用来进行电子合同的签订,甚至说区块链技术可能可以有效代替纸质的合同,若这两个问题可以解决,那么单据扫描量的问题就可以得到有效解决。

直播前和直播期间有收到很多关于“档案”的问题,其实档案方面最重要的突破就是这两点:一个是增值税专用发票的电子化,另一个是合同的电子化。

二、智能应用的场景和效果

2.1到底什么是智能化?

智能分为两个层面去理解

·       一个是广义的智能:电脑或者机器根据人为设置的规则或是指令去完成操作或是任务

·       另一个是狭义的智能:AI人工智能

什么是广义的智能化应用?

广义的智能应用是由以下这几部分组成:数据核对、会计引擎、审批引擎、人机交互、数据接口、单据管理、商业智能。

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以上七个构建通过排列组合会形成无穷无尽的智能应用,而且这些智能应用已经被比较深入地用在共享中心的的方方面面。

比如说用于交易处理的进项税核对,发票的验真验重,自动的发票开具,自动的辅助审单,发票的预报预审,以及ERP会计数据接入系统,以及把会计数据翻译成会计凭证,在财务系统中可以通过财务接口形成档案件,会计处理方面的合并报表,RPA的应用。

这些都属于比较基础的层面。这一切的最底层就是我们的共享平台来支持这上面所有的作业。

什么是狭义的智能应用?

狭义的智能应用在财务领域主要包括影像识别,语音识别和与语义识别。语音和影响识别都已经发展的很不错了,主要是语义识别现在还不成熟,主要是几个大厂在做,结果也不是很理想。

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两者的区别是什么?

广义的智能其实是没有进化空间的,你告诉他怎样做,系统就会严格的执行,不会自己学习自己进化,相对的讲,这样也就不会出错,他会百分百的按照规则实施。

狭义的AI,它的规则不是人给他制定的,他需要自己去学习,这个规则是他给自己设定的。有可能因为环境的变换他会给自己设置新的规则,这个是弹性的。但带来的一个问题是,AI不是百分之百精确的,他和人一样是会犯错的,需要看他的正确率。

AI在财务领域的应用

AI在财务领域的应用最广泛的就是标准模板的发票识别,标准模板就主要包括火车票、增值税发票、火车票、飞机票、定额发票,基本上可以实现自动识别,可以把发票上的信息提取出来。

标准模板的发票识别就要涉及到语义识别,像境外的发票,每个公司开出来的可能都不一样,你也无法根据某个位置去判断。

再往后就是AI的辅助客服,这也要涉及到语音识别和语义识别了,基本上这两块真正做的好的是大家手机上使用的Siri,Cortana。我们日常生活中也接触过,比如给银行或者电信打电话,“机器人”也可以给我们一些回复,但这个还是广义智能助手,因为机器人还是根据我们告诉他的关键字来进行判别,会一直与你确认,讲的是否正确,需要通过你的反馈来缩小判断范围。

最后是合同分析,希望的是我拿一份合同给到电脑,我告诉电脑这合同是个租赁合同,电脑可以自动的帮助我们把合同中的租期,免租期,月租金,押金,各种相关信息抽取出来形成一个结构化的文件。

特别希望有这样一个产品出现,以后面对上百页的投资合同,股权转让合同就不会那么抓狂。到目前为止我们还没有看到输出端的产品以及数据处理的产品出现。

发票的验真验重和智能开票这两块会在未来有很大的应用。特别是随着各类发票的电子化,在这里主要讲四个部分:

2.2智能共享平台包含哪些智能化模块?

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·       实时看板:可以再看板上实时看到公司内部的运营情况,包括单据完成的情况,有多少完成了,还有多少未完成,报税的情况怎么样,拖延的情况怎么样?

·       智能派单:共享中心可以把收到的单据根据既定的规则派给特定的人员,可以给工作能力强的员工多分配一点,也可以按照业务能力、类型来分配。总之,只要定下规则,系统就能把单子派给对应的人员

·       工单统计(量化):主要用来解决量化的业务作业量,可以知道每个月为每个公司处理了多少单据

·       工时统计(非量化):主要处理非量化工作

·       绩效分析:有了工时统计和工单统计,我们就可以实现对员工绩效的数据分析

·       客户服务报告:主要给到客户

·       系统辅助客服:在前端解答客户问题、调取资料

在共享过程中,涉及到很多产品,包括:

·       财务共享平台

·       财务机器人

·       进项税核对:这个可以用来解决很多我们财务同事在进项税这方面的很痛苦问题,特别是每个月月底,财务账上的进项税和系统上的进项税核对)

·       智能单据柜:这个对于共享中心很管用,很像我们小区的快递柜,分成无数个隔间,每个隔间可以放30到50张单据,单据柜上用电子锁来控制的,可以通过单据号来开柜

·       影像机器人:现在还在开发阶段,主要用来扫描单据

·       投资核算系统(后面会详细讲)

2.3RPA的优缺点是什么?应用效果如何?

·       优点:开发相对简单;非常直观;成本低;不需要相关系统做出调整

·       缺点:针对广大财务人员来讲还是不够简单;不够稳定;维护量巨大

·       中小企业应用:数据获取,数据优化,数据验真,数据核对,流程处理

·       大企业的应用:银行或税务,供销渠道,临时性应急

如何在财务部内部培养一个RPA开发、维护人员?

对人才的要求:对财务流程比较理解,编程能力,懂英语,愿意投入50到100个小时去学习。

有这样一个人员的存在才可以保证RPA在你公司内部能够实行,否则你会被供应商牵着走,因为维护量是很大的。

2.4投资核算模块具体的应用场景及效果

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我们做了一个模块主要来进行投资核算,包括长期投资核算,金融资产,上图就是我们简单的一个投资核算模块。

上面的数据主要来自于金融网站,以及我们的投资管理系统,影像系统,OA系统,资金系统,财务系统和HFM,这些数据都会输出到我们的财务系统中。以及HSM系统,给到HSM系统就主要一些变动报,公允价值,股权股比等。整个模块里包括交易记录,交易复核,查询,报告,主数据,借口管理,通用膜版,专用膜版,会计引擎,基础设置。

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投资核算是一项很复杂的作业,我们希望通过系统的复杂化,减少人工的工作量以及操作难度,比如我们前端生成很复杂的数据,通过系统做复杂的运算和规则设定,这样我们的用户操作起来就很简单了,他不需要了解背后详细的会计知识,我们为每一个场景的投资类别都制定了专用的投资模板,内置了对应计算和映射的逻辑,模板上可以直观地看到交易入藏后的投资项目余额。

很多输入数据有系统图通过各种接口导入,自动可以将模板的性质转换为会计凭证,除了满足财务处理需要外,模块同时手机记录一些相关信息,比如:股数,股比,公允价值,增值税口径的食物成本,所得税口径的税务成本等等。做投资的同学都知道,经常要把之前的材料都翻出来,在二级市场上看有没有碰过股,在计算它的成本是多少,没有系统的时候这方面工作是很复杂的。模块可以直接生成详细的投资项目报表。

2.5会计审核规则自动化应用场景及效果

我们现在的财务工作中,存在大量繁重且重复的工作,解决这些工作是当务之急,因此,需要更多的广义智能化工具来帮助企业化繁为简,那么这些技术是如何运用的。

在财务审核的过程中,有大量的人工判断,叫做会计专业判断,以前需要老法师的火眼金睛去发现问题。

另外,这些工作中也存在着大量重复性、高强度的内容,现在我们可以看到被这些智能的系统和设备取代了。

「2.6」智能语音及图像识别技术到了什么样的阶段?

有一张污损发票,系统通过拍照可以准确提取发票上的关键信息。

通过以上两个视频我们可以很清楚的看到,语音技术、语义识别技术以及图像识别技术的转化应用。简约费控内部也有一些专家,包括计算机博士们,也在做一些深度的机器学习,能够不断提升发票的识别能力。

「2.7」两端扫描技术的应用场景和效果

接下来在展示两个有代表性的场景,我们通过把高速扫描仪和软件打通,可以实现纸质发票的高速扫描与查验。

整个业务流程:员工发票放入信封,由前台人员进行核对纸质发票是否与员工上传的影像发票是否一致,其他的审核流程就是完全线上运行,非常高效地解决了日常员工报销的问题。

「2.8」智能收单柜的应用场景和效果

下图这台长得像ATM机一样的设备其实是智能收单柜,市面上比较少见,可以基于AI智能,机器人和物联网技术,使得报销效率大大提升。

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可以看到传统的报销体验中员工需要亲手填写报销单,拍摄发票,黏贴发票,投递财务,财务再去审核;在新一代的报销体验中,员工只需像寄信一样投递纸质发票,设备可以对单据进行自动扫描,查验,归档,成为了员工与财务之间的桥梁。虽然,这类产品当前的成熟度和成本都还需要优化,但是,我们坚信这个方向将大有可为。

随着电子发票的推广,纸质发票其实会大幅度减少,国家财税政策在一个方向上推动了发票走向无纸化道路,这些智能技术从另一方向解决了纸质发票处理的难题。

三、如何选择智能产品

(一)底层架构的限制

所有的平台所有的工具都是搭载在这个底层架构上的,底层架构就限制了系统或者工具能做什么不能做什么,所以在选择产品的时候,一定要了解清楚,进行衡量

(二)日常维护的难度

实施很容易,开发很容易,但是日常维护就很难,需要专业人员来进行维护,这里想提一下简约费控,他们的产品在日常维护过程中比较简单,财务人员只要跟着他们学习三两天,就可以操作

(三)对现有业务的改变

如果一个产品对现有业务的改变越大,那么它被接受的可能性就越小

(四)供应商的持续服务能力

四、未来财务工作方式和财务共享中心的发展趋势

(一)社会化的分工以及专业分工会加剧

人类社会的发展,就是伴随着不断专业分工和专业化提升。不光是在财务领域,我们身边的案例也是举不胜举,就像快递这个行业,从交通运输行业里分化出来,现在也是一个非常大、专业性非常强的行业。

现代科技也在效率上进一步推动了这个社会分工的程度。在会计领域,我们也可以看到会计学科也在不断分裂,形成一些财务会计,管理会计,税务会计等更细的领域。在管理职责上,我们可以看到,还有专业的资金会计,应收应付,总账,合并报表。同时,会计学科又在不断地与其他的学科进行融合,包括我们说的会计电算化,战略财务。

通过这样不断的分工,也让行业领域工作变得更加的集中更加的高效,从而不断进化。在财务领域也会变得更高更快更强。

(二)逐步走向集中和社会化共享

这个共享可能是人员,也有可能是系统,或者是知识流程之类的,或者是管理方式。

(三)共享中心的建设很可能成为财务领域的掘墓人

通过不断地系统化和工具化,财务基础核算这么一份工作很可能会被消灭。

我们的财务必须从基础的核算向管理财务或者战略财务转变。或者是结合RPA,往智能化产品智能化应用这个方向走。财务和IT这两个复合的领域人才会大量增长。

五、财务共享中心的建设路径

共享中心的建设一定要得到最高管理层的持续支持,最好不要发生管理层变动这样的事情,共享中心的建设会涉及到企业的方方面面,不仅仅是知识层面、人员架构层面。

共享中心建设分为四个阶段:

·       人员集中:知识聚集,独立(财务在一起办公会产生一定的只是聚集,他们也会独立与原来的组织结构,从各个分支机构的财务变为集团的财务,他们思考问题的立场也会变得为集团利益着想)

·       精细化分工:专业化,标准化(SOP标准化上系统)

·       系统化:信息化,数字化(作业模式从线下搬到线上,形成转换,下效率会极大提升,服务范围也会扩张)

·       智能化:智能化,产品化(强大的AI产品来解决一些标准化以及非标准化得问题,功能和产品可以从平台上剥离出来,单独使用)

精选网友提问

Part3

Q1

建财务共享中心能不能省人,能不能省钱?

A

·       能省钱,更能赋能

·       核算能力提升

·       业务广度和深度加强

·       低价值工作效率提升

·       节省人工

Q2

建财务共享中心最困难的是什么?

A

刚刚讲过最关键的是几条高层人员的持续支持,那最困难的其实是现有人员的安置。

不是所有的人都适合搬到财务共享中心,有一些学习能力和速度上有所欠缺的就无法适应共享中心的工作节奏。共享中心的系统和作业方式都是持续变动的,不断优化,不断适应各种场景,由此,最难的是现有人员的安置。

Q3

对共享中心的底层平台,有没有好的产品推荐?

A

所有共享中心都是定制的底层平台,每一个底层平台都需要根据集团的特点、管理方式、企业文化来做定制设计,比如,有一些公司希望财务在老板前做审核,但有些希望财务在最后一道审,很多小地方都会有所不同,适合的才是最好的。

底层平台的设计是非常关键的,会影响到后续模块的布局。

Q4

中小企业预算有限,怎么跟上财务智能化的趋势?

A

1.狭义RPA。比如现在比较火的RPA工具对于中小企业的意义比对于大型企业的意义更大,但前提是需要找到一个能做RPA的人。

2.广义RPA。可以认为所有自动化产品都是RPA。比如简约费控就是一个云端产品,从成本考虑,云产品(SaaS)具有更好的性价比、更敏捷和丰富的功能,其优势在实施简便,相对来说不需要花太多成本就可以实现,可以用到最先进的产品,系统本身的维护也不用担心,如果云出了问题供应商也会主动去解决。

由此来说,给中小企业提两个方向:一个是RPA,一个是云,相对来说使用云的难度更低一些。

Q5

财务全作业链实时监控背后的流程改造与工具方法,比如收单未扫描是怎么统计出来的?

A

根据单据的作业流程,为每个作业节点设置状态。一般来说不同的节点有不同人员操作,单据到达每个作业节点时由系统进行派单。比如用户交单是一个节点,共享收单是一个节点,共享扫描又是一个节点,这样根据单据状态就可以筛选出已收单未扫描的单据。另外,根据达到各节点的时间戳还可以计算出在各环节的滞留时间,从而对长期未处理的单据进行筛查和跟进。

Q6

共享中心实习生变动频繁,请问如何对其进行有效管理?

A

1. 直接和学校合作,批量招生,择优录用,建立长期合作关系

2. 给实习生工作的仪式感,将排班严肃化,提高请假的难度和成本

3. 实习期至少2个月,期间要轮岗,由不同的带教老师给出评价

4. 建立实习生自己的文化墙,放上他们的照片和留言,给他们归属感

Q7

复星财务共享的知识管理体系如何建设的?

A

包括入职的新手包,规章制度,SOP,过往的风险事项汇编等。另外,系统新功能上线时,会准备使用说明并组织培训。

同时,我们和复星大学合作,他们向我们开放线上课程,我们将重要的培训课程录制视频并挂在复星大学网站供全体财务同学学习。

Q8

基层的做账会计会被淘汰了?那怎样才能生存下去?

A

1. 做好持续学习,终身学习的心理预期。培养学习的兴趣和习惯。能力比学历重要。

2. 进入大公司或者外资企业或者专业公司,形成正确的工作理念。

3. 至少对一个行业的业务模式和操作流程有深刻的理解,知其然,也要知其所以然。

4. 学会系统化和结构化的思维,理解一个行为对整体系统的影响,能够判断为了得到你想要的的输出,需要对那个环节的输入或规则做出改变,解决问题要治标也要治本

5. 可能的话,学一点IT知识,特别是架构和算法方面的。这些其实比会计准则容易多了。

Q9

所谓的“无纸化”,到底应用的空间有多大?

A

无纸化一般指的是在纸质单据影像扫描环节之后的其他环节(审批,付款和入账等)的无纸化。

从实务操作来说,目前的增值税专用发票,非增值税发票,以及合同还是需要纸质的。不过合同可能有其他部门归档,不进财务共享中心。

另外,总账在处理业务的过程中,也会产生一些附件,这些也可能需要打印。

Q10

复星财务共享是否对接电子档案系统?会计档案管理有没有比较好的经验?专票抵扣联如何归档?

A

电子档案系统一般都是和影像系统一并建立的,这个市场上的成熟产品比较多了,而且功能大同小异。注意一下系统需要支持先有影像,后有会计凭证和先有会计凭证,后有附件(不一定是影像)两种模式。抵扣联每月关账报税后,和进项抵扣核对后单独装订归档。

Q11

费控软件选型应该注意什么,应该重点考察供应商哪些方面?

A

简单分析一下。

首先,要看产品能力。产品的功能是否强大,能否满足企业需求,这是最根本、最直观的感受。

其次,要看软件的底层架构。信息技术发展很快,新一代的技术平台通常好过老的技术平台,未来可升级、可延展性的基本保障。

再次,要看成功案例。费控软件是一个全员应用,涉及到企业的方方面面,各方面的满意度很重要。

而后,要看产品的灵活性和敏捷性。上线成功,是一个时点的成功。持续成功,才是长久的成功。互联网时代,一切变化都很快。业务变化快、政策变化快……不能快速应对变化,就很难成功。

最后,要看供应商服务能力。好产品+好服务=好系统。费控系统涉及的知识面比较广泛,产品功能、接口集成、财税政策、会计准则、管理制度,项目经理要具备较强的综合能力。

价格当然也是重要因素,前提是以上因素都符合贵司要求。否则,再便宜的软件,不能成功也是没有意义的。

关于Cloudpense简约费控 

简约费控深耕财务智能化领域,公司自主研发的低代码PaaS平台,通过配置就可以快速、持续地满足企业报销、预算费控与财务共享的个性化业务需求。

  「服务客户」已服务立邦、复星、商发、柳工、捷豹路虎、东风商用车、海航、中通快递等近200家大中型企业客户。

  简约费控继2018年获得京东金融的战略投资后,又在2019年底获得了由紫竹小苗基金领投的B轮投资。

 

 

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