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畅写“一站式电子合同协作编辑应用场景”方案

畅写“一站式电子合同协作编辑应用场景”方案

一、电子合同应用介绍

随着国家《电子签名法》、《合同法》、《电子商务法》以及《民事诉讼法》等对于电子签名、电子文件、电子数据合法地位的认可,极大快速推动了电子合同在各个行业的应用,高效提升电子合同签署和管理效率,降低企业运营成本。越来越多的企业喜欢增效降本的电子合同签署应用或平台。同时也推动了国内一大批电子合同签署平台产生,比如法大大、e签宝、上上签、律大大等产品,集团型企业也在逐步自研电子合同签署管理平台。
电子合同签署平台重点解决的是电子签名、身份认证、存证服务、印章管控和相应的法律服务等环节。但在合同起草、编辑、沟通、审核等环节,仍然采用的是线下合同制作、面对面沟通修改,微信反复发送、反复修改,导致整个合同制作流程效率低下、合同内容安全失控、无法与企业现有系统数据进行对接,还不能全部在云端完成合同全生命周期的工作。

二、电子合同协同编辑的痛点

1、合同编辑和沟通分离,修改和审阅效率低下

目前合同编辑大多数仍然是脱离开合同签署管理平台,通常使用线下Office软件编辑,采用微信或其他IM工具进行反复沟通和发送,往往导致合同内容外泄,编辑效率低下;在合同审阅环节,法务、律师、业务等人员通过Office文件批注或者修订功能,审阅人会看到批注修订内容满屏飞,需要再次编辑和修改格式,消耗了极大的人力和精力才能形成合同终稿。

畅写“一站式电子合同协作编辑应用场景”方案

微信群+Office编辑合同,协作效率低下

2、存在内容被篡改或误改风险

合同编制是一件非常严谨的工作,采用传统的发送和修改分离协作模式进行,会带来合同内容被篡改或者误改的风险,需要大量的人工逐字识别来判断是否存在被篡改或者误改的情况。

畅写“一站式电子合同协作编辑应用场景”方案

说好了不允许修改的内容,怎么又被修改了(篡改)!!!

3、合同敏感数据信息难以管控

对于较大金额或者保密性要求高的合同编制,往往会涉及到合同敏感内容,需要甲方财务部门、商务部、技术部、法务部门共同编辑完成,由于涉及到部门较多人员较多,合同关键或者敏感内容全部曝光在所有人面前、敏感数据得不到安全保障,即使采用市场上现有的文档在线协作编辑平台,也无法避免敏感数据局外泄的风险。

4、人工填写合同关联方及金额等数据信息,效率低、易出错

企业存在大量批量签署合同、协议、工单、订单等情况,需要大量人工填写客户信息、产品价格、技术参数等信息,才能最终完成合同编制,既浪费大量的人力成本、又容易导致数据错误或遗漏。

合同起草制作是一件涉及到众多部门协同作业的工作,包含合同的起草、编辑、沟通、合稿、审阅、法务审核、存档等环节,几乎每个环节都需要反复沟通、修改和发送等操作,造成整个合同制作工作效率低下,文件内容泄露等风险。整个合同制作过程中需要一套“一站式合同在线协作编辑应用场景”方案,来提升整个合同编辑、审核、转存和归档的效率,保障合同内容安全。

三、如何在线协作、高效、安全合规的编辑和审核合同?

畅写Office是云端一站式协作办公套件,包含在线word、excel、ppt、沟通等软件,深度兼容微软Office系列版本的文件格式和功能操作习惯,深受企业客户的青睐,也是合同在线协作编辑市场的领跑者。鉴于目前合同协作编辑场景下的需求和痛点,畅写团队推出“一站式合同在线协作编辑应用场景“方案,快速赋能电子合同签署平台、电子合同管理平台多人协作和自动化协同编辑能力,让企业客户电子合同在线处理更安全、更高效。

① 跨部门一站式多人协作编辑能力

畅写Office依靠深度兼容Office文件的能力,支持本地合同上传和在线新建,合同起草、协作编辑和权限控制设置;畅写充分发挥在线多人多场景化协作编辑能力,无需合同发送,让合同关联方及相关业务部、技术部、商务部、法务部等部门人员共同协作编辑合同,法务部可通过批注审阅模式快速审核合同条款,关联方可通过强制留痕模式修改合同、防止合同内容被篡改或者误改。

畅写“一站式电子合同协作编辑应用场景”方案

② 跨系统数据协同自动化编辑能力

畅写Office除了提供完整的在线编辑功能之外,同时提供灵活应用的API接口与业务系统实现数据交互,业务系统开发者通过畅写接口实现业务数据与文档内容互联互通,形成自动化数据协同编辑解决方案,避免数据复制粘贴和手工录入的错误,提高合同生成的执行效率。如果使用畅写制作合同模板并配合使用,则可形成合同自动化协同编辑能力。特别适用于大批量签署合同场景。

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③ 合同敏感数据条款保护能力

在制作较大金额或者保密性要求高的合同时,往往会涉及到敏感数据和内容,涉及的部门和人人员较多,企业要求既要保障合同编辑效率,又要确保敏感数据安全可控。畅写依靠专业的技术能力提供“鱼和熊掌”可兼得的解决方案。通过使用畅写局部编辑功能,既可以多人在线协作编辑、又可以对敏感数据和内容进行编辑权限管控,即有权限的人才可以编辑或查看,没有权限的人则不能查看或者编辑。

④ 一站式合同在线审核与沟通能力

合同制作过程中,合同审核修改的时间占比超过70%以上,往往在合同审核涉及到多个部门,尤其涉及到专业的法务在异地办公,采用传统的线下合同审核方式,费时耗力、企业需要为此承担较高的成本。

畅写一站式合同协作编辑应用场景方案优势,在于一切都是基于合同内容进行协作、编辑和讨论,无需借助外部工具进行沟通,通过在线畅聊功能即可完成合同条款的讨论和沟通;同时提供聚合审阅功能,法务工作者可通过审阅模式进行编辑,所有审核意见都可以在聚合批注框内展示和讨论,每条合同条款都可讨论和回复。极大地提高合同审核效率和降低审核成本。

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⑤ 一站式合同保存和归档

合同签署前往往需要把合同转换为PDF或图片文件,再发送、拷贝或上传至合同签署平台进行签署和归档。畅写Office提供文件格式在线转换和发送服务,合同形成定稿后,通过对接畅写文件格式转换服务和发送服务、实现自动化格式转换和发送。

畅写“一站式电子合同协作编辑应用场景”方案

四、如何使用“畅写一站式电子合同协作编辑应用 场景方案”

畅写一站式电子合同协作编辑方案包含合同在线新建、协作编辑、在线沟通、在线保存和业务系统集成等模块,支持本地合同上传、多人协作编辑、权限分配、业务数据对接、合同审核和导出能力。无论是电子合同管理平台、还是合同签署平台,或者是电子合同公有云签署服务,通过简短的代码就可以快速集成”畅写一站式电子合同协作编辑方案“,快速为客户提供一站式合同全流程处理服务。

五、哪些客户在使用

畅写作为一家企业级云端协作Office厂商,深受众多行业平台级客户青睐,先后与法大大、律大大、e签宝等电子合同平台厂商形成战略合作,为平台众多客户提供全流程合同在线协同编辑方案;金融领域与光大银行、交通银行进行平台及合作,平台全线使用畅写提供的方案;在法务领域与华宇元典、幂律智能、新橙科技形成产品级合作。支撑合同全流程在线处理,包含起草、协作编辑、自动化编辑、审核、转存和签署,极大提升合同全流程处理效率,保障合同安全。

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六、联系我们快速获取方案与咨询

欢迎各界生态合作伙伴或企业客户前来洽谈和咨询:400-608-2716

七、关于畅写Office

畅写Office是北京稻壳互联数据科技有限公司旗下产品,成立于2018年、注册资本2000万人民币,是一家以新型网络技术创新的云办公服务厂商。公司主要面向政企客户提供云协作Office套件产品及服务。公司核心团队来自国内Office软件厂商和LibreOffice国际开源社区,在Office功能及格式兼容性方面具有20年的技术积累和沉淀。公司产品已服务于金融、政府、电力、教育、法务、制造、基金、证券等行业,生态合作40余家、覆盖100万企业用户。

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