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唐人神集团的47家分公司、2.4万客户用契约锁实现线上签署

您知道吗?

一个大型工程项目在一线施工过程中,一年平均要签200多万份文件。

如果采用纸质签署,签署中的成本您算过吗?

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(工程施工过程中的文件线下签署成本分析)

如果采用电子化签署,每份文件全程“快递、纸张”,各环节1个人就能完成。

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许多工程项目管理者坦言:为了保障一线施工进度,上了业务系统、实现了线上审批,没想到最后还是卡在“签字、盖章”上。

庞大的文件签署问题一天不解决,一线施工的成本和效率就一天不能真正得到释放。

契约锁电子签章系统

通过集成,让组织的业务软件具备签署能力,围绕一线施工管理程序,对各环节的文件提供“身份认证、电子模板、线上审批用印、电子签名及数据存证服务”。

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(工程一线全过程业务文件都能实现电子签)

通过为上百万份文件“瘦身”,全面提升工程一线业务办理效率,降低工程管理成本。

一线核心业务文件签署“瘦身记”——工程施工管理升级快一步

一、采购文件“瘦身”,一线物资早到位

“瘦身”文件:招标文件、询价函、采购合同、工地收货单、采购报审表

对于一些大型工程类组织,各类器械设备、建材供应商遍布全国,数量高达上千个,采购过程中,招标文件、询价函发布的越快,才能越早筛选供应商;采购合同签的越快,物资才能越早到位。

线下签署痛点:

  • 每次采购,招标文件要经过总部审批盖章才能发,要么快递、要么亲自跑一趟,整个盖章的过程至少耗时2-3天。

  • 采购的物资种类一多,可能同时要向“器械、水泥、钢铁、配件、电缆等”300-400个供应商询价,依靠邮寄,怎么也要1周时间。

  • 各类合同的签署进度看不见,等着施工,采购合同还没签,不知道该催谁。

契约锁签署体验:

可以和招标平台、采购业务系统集成,各类招采文件在招标、采购流程中直接调用契约锁加盖电子印章,涉及双方签署的采购合同,系统自动通过短信提醒供应商,线上就能签。

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(采购报审表签署)

二、物资文件“瘦身”,一线物料速调配

“瘦身”文件:物资出/入库登记表

工程类物资大多金额大、数量多,物资出、入库登记表签署越规范,越能减少组织因物资管理不善带来的损失,出、入库表单签署的越快,施工一线才能尽快解决物资短缺需求、提升物资调配效率。

线下签署痛点:

  • 个别组织不乏“虚开物资出库单”、“冒签领料”案例,物资损失难控。

据报道:某公司因物料管理员伪造“物资出库单”,秘密领取公司电缆线贩卖,损失近百万。

  • 入库时仓库人员要调取系统物资采购数据,一一核对后才能签字、入库;领料中,上层经理要审批、仓库管理员要签字,流转时间慢,紧急物资需求无法第一时间满足;各个仓库的物资调配效率不佳,容易产生物资浪费、采购浪费等现象。

契约锁签署体验:

开放集成仓储管理系统、采购管理系统,无论是出库申请表还是入库单,全部通过线上审批流程执行,自动调取契约锁电子签章签署,全程方便、安全、又高效:

① 电子表单内的入库单位、供货单位、物资类别、资源编码、详细物料信息等,都能直接从业务系统调取,由契约锁完成标准模板转换。

② 从发起到出入库只需一条流程,各环节直接手机审批,不仅保障身份安全,物资调配效率更高。

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(入库单)

三、工程合同“瘦身”,一线施工推进快

“瘦身”文件:施工合同、承包协议

大型工程项目从总包到分包,涉及多个承包商,工程文件签署进度越快,才能尽快确定双方义务,推动工程履行进度。

线下签署痛点:

工程合同涉及金额大,每次签署都要法务审批、双方要多次沟通甚至修改,线下纸质文件传输速度慢,双方接洽进度很难保证,如果遇到修改需求,反复邮寄、周转,时间难控。

契约锁签署体验:

系统提供标准的工程文件模板,一键套用即刻制作,提高文件规范性;此外,和二级承包商之间的签署,可以直接通过短信指引、线上完成,整个过程只需几分钟。

四、验收文件“瘦身”,一线工程稳交付

“瘦身”文件:业务验收单

验收是工程执行的最后一环,验收单的签署速度直接关系项目的回款效率。

线下签署痛点:

  • 验收单是工程款的凭证,线下签署中万一出现签字不规范、代签、验收业务叙述不符等现象,一旦出现纠纷,追责难、损失大。

  • 每到验收都要满世界找验收负责人,有的项目因为跨区域签署一耽误就是几个月,工程款回收慢,业绩拿什么保障。

契约锁签署体验:

除了提供标准化的验收单制作服务,现在,组织的整个验收工作可以真正通过电子流程线上完成,各环节的审批、签字都有记录,随时提供公证,纠纷时及时出证。

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(工程验收单)

小结:

电子签章的接入让组织的工程项目真正实现了全程电子化,各类工程管理场景都能具备签署能力,解决了令许多组织困扰的“半电子化”问题。

对于工程施工过程中签署需求多、文件金额大的业务,电子化签署“可视化、移动化、可验签、能认证”的特征,为优化组织业务管理做好了最后一环。

本文来自牛透社,经授权后发布,本文观点不代表找Saas立场,转载请联系原作者。