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迈斯云服打造合规、控费、提效的高频小会系统

        中国石化润滑油有限公司为中国石化旗下唯一专业润滑油公司。服务中国航天60余年,为中国高端装备制造业提供润滑保护,为众多品牌汽车提供装车和服务用油,产品远销世界60余个国家和地区,是目前唯一的“中国航天事业战略合作伙伴”,是亚洲最大、国际领先的润滑油集团。

管理痛点及挑战:

  • 效率问题:

    长城润滑油公司总部位于北京,全国分子公司众多、产品线众多、分/子公司各设成本中心,日常营销工作筹备需要预订会场、安排会务执行工作、票据整理和付款结算等,消耗营销人员大量时间和精力;财务组日常也需要投入大量时间处理对帐、审票、报销、分成本中心核算等事宜。

  • 成本问题:

    由于营销市场有逐年扩展的诉求,因此单一资源的重复使用率极低,不断寻找新资源和在资源上寻求费用节省、成本优化,对于企业来说很难实现如此专业且精准化管理。

  • 合规问题:

    营销会议类支出比较零散,包含会议场地、会务餐饮、搭建物料等多种服务门类的寻找、预定、支付、开票工作,完全线下人工操作,未经严格比价,过程不透明、易出错且有一定合规风险隐患存在。

  • 数据问题:

    缺少数据留存,没有详细统计报表做分析和寻找优化、改进依据的支持文件。

解决方案:

•        将迈斯云服会议管理平台与CRM管理系统进行对接,打通数据流;

•        系统私有云进行部署,并通过了国家信息安全等级测试GB17859-1999;

•        CRM审批结果直接推送至迈斯云服会议管理平台,1分钟内可完成全国范围内2297市县的会议活动场地查找;

•        所有会议活动场地进行过事前合规管理,确保业务流、数据流、资金流、票据流四流一致;

•        会议活动场地及相关服务内容包含:会场、餐饮、酒水采购、物料及服务等系统在线下单、统一支付,无人线下碰触现金,清晰可见所有花费,完全透明直采;

•        会议真实性检验,云端服务器自动标记时间戳地址戳,无法造假;

•        会议结算单据均为机打水单和正规发票,在线验伪,在线实时可查;

•        会议花费按成本中心自动入帐、核算,通过系统直接推送至结算中心进行结算;

•        每年为长城润滑油节省10%的采购费用;

•        大数据实时展示不同维度的统计数据,按产品线、成本中心、城市、人员、花费比例、部门等

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