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传统企业联合汽车电子如何确保永不抛锚?

        俗话说,攘外必先安内。对于企业来说,其漂亮的经济指标背后总有完善的内部管理来支撑。当前,人工智能、大数据、云计算等互联网技术正在变革企业的外部场景和业务流程,同时也给企业内部管理提出了更高的要求。

        首当其冲的便是费用管理。有关调研显示,企业管理费用的7%报销费用存疑,仅有33%的差旅符合企业的差旅政策。在日常繁琐的工作中,做到降本增效、合规可控,成为每一家企业需要迫切解决的问题。

问题是多样的 需求是一致的

        因规模不同,业务流转方式不同,每个企业内部财务管理遇到的问题也不尽相同。就联合汽车电子有限公司(以下简称“联合汽车电子”)而言,随着公司业务的增长,持续上升的报销数量给管理层审批、财务审核带来压力。

        联合汽车电子成立于1995年,是中联汽车电子有限公司和德国罗伯特•博世有限公司在中国的合资企业,可以说中国的每一辆汽车都有联合汽车电子的ECU电子芯片。公司2017年实现销售收入226亿元,员工人数约9500人。在上海、无锡、西安、芜湖、柳州和太仓设有生产基地,并在上海、重庆、芜湖、柳州和苏州设有技术中心。联电.jpg

        在回顾财务管理转型时,联合汽车电子CIO赵超说到,当时在报销审核上,财务已经力所不能及。比如,在审批报销流程时,财务人员只能审核报销额度是否在审批人的权限内,而无法判断报销人和审批人的从属关系。赵超进一步解释说,有时其他部门也会购买一些信息化设备,该款项就需要她审批,但是到财务人员那里,他们就分不清审批人和报销人的部门关系。由此带来的系列问题,会在无形之中拖慢企业的整体运营效率。

       联合汽车电子在费用管理方面遇到的类似问题还有许多。如:

  1. 公司报销相关规定繁多,员工填单易出错;

  2. 不同业务不同金额规定的审批节点不同,员工执行时易疏漏,种种原因导致退单情况频发

  3. 单据流转状态不透明,需要人工查询;

  4. 跨部门,跨地区审批签字不方便、流转慢等等,凡此种种会影响员工报销及时性,进而影响员工满意度。

  5. 上述问题看似杂乱不一,但是追根溯源,每个问题的需求是一致的,即一套化繁为简、降本增效、智能合规的费用管控平台。

修于内:打造业务数字化

        正所谓,“修于内”方能“形于外”。赵超认为,将线下业务转变成线上业务,做到企业内部业务数字化,能够更好地进行内部管控。

        近几年“数字化”、“信息化”频繁被人提起,但大家说起两者区别总是莫衷一是。赵超认为两者差别很大。她理解,“数字化”是在企业价值链里给企业创造价值的点,能将业务数据抓取回来,而“信息化”只是在底层支撑核心价值点的运作,体现在流程透明化上。

        在费用管理选型上,赵超清晰地意识到,报销电子化还是老路,而具有生态特质的SaaS云服务才是数字化转型的起点。据此,联合汽车电子通过多家对比选择了上海云简软件科技有限公司(以下简称“Cloudpense”)的系统,其作为联合汽车电子IT共享平台的第一个项目,真正实现了员工出差报销线上化,并同时支持网页端和手机端线上报销。

        Cloudpense为联合汽车电子提供端到端的差旅及报销管理解决方案,建设内容主要是以下三个方面:

        一、统一报销费控平台。联合汽车电子报销业务众多,不同业务遵循标准、填单规则、审批流程等不一,需要利用系统实现统一报销。简约费控系统将其出差申请单、员工报销、借还款和供应商付款4大业务模块,实现了线上提单、移动审批、单据流转状态可追踪,差旅标准自动管控等。

        二、外部消费集成。与外部差旅预定平台集成,实现预定记录回传以及差旅标准校验。企业的外部数据主要有差旅消费(如携程、行啊、滴滴等)、企业采购(如京东企业购)、财税发票(如航信、百望)和支付金融四大块。
三、内部系统集成。与公司内部多个系统集成,实现数据同步,保证接口的稳定性。企业内部数据主要包括IT、业务、财务、HR、ERP、管理等系统平台。

        值得一提的是,Cloudpense简约费控系统还支持各种业务的定制化开发,真正将用户体验落到了实处。

        Cloudpense通过将联合汽车电子外部消数据及内部流程管控无缝链接,打造一个统一报销费控平台,从而形成一个有机的云服务生态。用赵超的话来说,企业在进行内部业务数字化时,也是为实现“数字驱动”准备前提条件。

形于外:实现数字驱动

        从费用管理本身来说,在财务方面,实现了从验票、审票到做账的全流程自动化,且系统直接生成财务凭证并自动导入SAP财务系统,形成一个完整的数据流程闭环,大大解放了财务生产力。在内外数据整合方面,作为智能化财务共享平台,Cloudpense通过多平台集成和云化,从而帮助财务收集、加工、存储、管理、分析、分享企业快速增长的数据,进而利用数据分析去管理、去决策、去创新。

        据联合汽车电子投资回报分析所示,Cloudpense简约费控系统的上线,仅在提升工作效率这一点,每年节省了工作时间数万小时,折合人工成本以百万计。

        从企业发展的角度来说,Cloudpense简约费控系统的一小步,是联合汽车电子数字化转型的一大步。联合汽车电子自称是传统制造业,当大数据、云计算等新兴技术席卷而来时,其一直在积极探索。我们知道,传统企业想拥抱这些技术,并为企业所用,没有那么容易,联合汽车电子现在所具有的信息技术都是真刀真枪地实践所获取的。

       联合汽车电子在IT规划中,定位为 “数字驱动”,但是到达的路径仍在探索过程中。赵超认为,简约费控系统,因其是在云端的,有一个生态,故从数字驱动角度来说,是一个起点,同时,也扭转了企业以流程建设为重点的传统理念。

        以前,IT的定位是支持企业业务流程建设,而未来信息技术将要融入到企业从产品到服务,从开发到制造的各个环节。向这样的未来前行,汽车联合电子的IT部门肩负着起承转合的重任,起到了引导或谏言的作用,这也许是联合汽车电子在风云变幻的时代中,平稳行驶的原因之一。

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