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远程办公的挑战,不是协作而是管理

受新型冠状肺炎影响,全国多数企业都没法按时正常复工,远程办公协作成为特殊时期的工作方式。

从全世界来看,远程办公在欧美国家普及率较高。据前瞻产业研究院的研究显示,截至2017年,美国超过八成企业引入了远程办公制度,已有3000万人在家中远程办公,占美国工作人口的16%-19%。而Global Workplace Analytics的调查数据显示,截至2018年中国远程办公人数不超过500万。

虽然远程办公的优势明显,可节约通勤时间、缓解交通压力、节省办公成本、提高工作效率,但事实上目前在国内普及率低,只是作为日常办公的辅助手段。显然,远程办公目前还存在一系列的挑战。

一、远程办公的挑战

远程办公不是一个新概念,为何一直没能推广普及呢?对于轻资产型企业而言,远程办公几乎不存在障碍,理想的远程办公设想是管理层线上分配任务、员工在家里办公、线上汇报工作进度、开视频会议讨论工作中的问题,按照计划交付作业成果……整个流程看起来顺畅闭合,但为什么远程办公仍然只是辅助的办公形式?

远程办公的基础是远程协作,在远程协作方面,目前常见的痛点主要有以下几点:

1.沟通信息分散,收集和处理信息效率低

大多数企业在远程办公中需要微信、QQ、钉钉等不同的即时通讯和协作软件,信息的碎片化分散让客户经理、项目经理等在信息风暴中心的员工面临更大的考验,他们需要更多的时间进行信息收集、处理和分发,信息遗漏和沟通过程中理解失误造成的风险增加,影响工作质量和效率。其他员工当然也存在以上困扰,但是体验最深刻的莫过于日常工作需要大量的协调和沟通的岗位,包括管理层。

2.信息安全无保障,担心机密数据外泄

远程办公是基于互联网环境的文件传输,过程中存在的不确定性是工作中的主要障碍。对于一些对信息安全要求高的企业来说远程办公意味着要把公司的信息放到云服务环境中,因此信息被盗、泄露、作假的风险增加了。机密数据被窃取对企业来说是不可承受之重。

3.缺乏支持远程办公的专业配套工具

根据各办公平台及网络公开数据综合统计显示,大部分远程办公所依托的工具主要停留在考勤、在线文档下载、视频会议等功能上,尤其是考勤和会议功能,形式丰富,但解决的依然是初步的远程沟通协作问题,远不能满足企业在当前形势下各个环节全面恢复生产的需要。

4.人员管理和作业管控难度增加

远程办公可帮助企业节约成本,从这一角度考虑,企业是愿意员工远程办公的,管理者的纠结主要在于对远程员工失去控制的不安全感。员工不在可视范围内,担心员工不够自律、工作不饱和、对工作敷衍了事等等,而管理层无法进行监督,导致企业生产效率降低。

即便是业务性质符合远程办公的企业施行远程办公模式,也需要企业具有适应远程办公的管理制度和企业文化,对员工缺乏信任是远程办公实施和发展的主要障碍,而企业文化将影响组织信任的水平。

一般而言,轻资产型企业和项目制运作的企业对远程办公具有很好的适应性。尤其对于项目制运作管理的企业而言,远程办公某种程度上是对过去工作方式的强化和系统化;而对于非项目制运作管理的企业来说,则是原有的工作方式被迫一夜之间进行重构。

企业与其被动地“等待”恢复正常复工,不如主动积极拥抱变化,对管理进行变革以适应新的形势。

二、远程办公,企业如何改进管理?

远程办公的前提不但需要有专业支持远程办公的各类工具支撑,而且最大的挑战不在于协作,而在于管理,包括信息管理、人员管理、资源管理、计划管理等等。

项目制运作管理的方式是让远程办公有序、高效的有效途径之一,企业不妨将目标分解为一个个单一的项目,进行任务分解管理。

企业的管理思想和管理方法最终都需要依托专业的管理工具落地,能够支撑企业项目全业务流程的在线专业工具必不可少,比如像易趋云这样的专业在线项目管理工具。

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