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轻松搞定异地项目管理,道一云助力弘明投资搭建业务管理系统


“公司开拓了异地项目后,传统的纸质审批变得十分不便。我们意识到,必须搭建线上化(审批)才能够更高效和易于管理。而道一云七巧(表单流程)的操作简单,作为非技术人员,我们也可以轻松的搭建和使用,而员工的接受度也普遍较高,所以特别能满足我们的需求。”

—— 弘明投资 财务管理部 朱经理


企业简介

弘明投资为弘久集团旗下金融控股平台,即为弘久(上海)房地产开发有限公司。公司结合了资本市场,发展主题地产开发、大健康产业投资、互联网消费金融以及一级市场私募股权投资业务。私募股权投资业务充分结合产业资源,聚焦房地产上下游产业链、大消费、城市更新、文旅行业。

业务痛点

弘明投资目前有德州、青岛两个异地项目。在项目管理过程中,涉及拿地、设计、施工、验收、销售等多个环节,根据项目情况的不同,实施的各个环节都会有相应的调整策略,因此需要配合的部门以及流程的推进都会有所差异。

而由此产生的审批流程极多且复杂,如果继续采用传统的纸质审批,项目的实施效率将会十分缓慢。因此,弘明投资的朱经理果断选择搭建线上化审批流程,以此实现异地项目的在线高效管理。

综合考虑了管理过程中会面临的困难点,我们梳理了朱经理的需求:

•  根据项目类型的不同,审批流程和每个节点的审批人往往也会随之改变,但若搭建多个在线审批流程,也会造成员工混乱,难以推行。朱经理希望通过一张表单解决多个流程的审批,同样的事务,员工只需要发起一次申请,系统能够实现智能流转,降低员工的使用门槛

•  朱经理希望通过线上化解决的核心问题是“效率”,系统能否定时提醒相关人完成审批,提高整个流程的流转速度。而发起人方,又能否随时跟进审批进度,第一时间得知审批结果,便于推进一下步的工作。

•  线上化流程,也意味着文件资料电子化,如何确保项目机密文件的安全性,以及在线文档的时效性。

道一云解决方案

一、项目审批管理

(资料归档,所以文件皆有迹可循)

房地产开发项目的前期,需要获得政府相关部门的审批,由此会产生大量的项目申报资料。为了确保项目资料的完备性,同时便于后续的复盘工作,员工需要将资料提交给人力行政部门进行整理和归档。

为了提高备案效率,朱经理采取了“自由流程”的方式搭建项目归档流程,员工提交文件时,自由选择有空档的人力行政同事作为审批人,倘若该同事无暇顾及,也可以通过@相关人,快速让另一位同事及时接收。

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通过这种方式,朱经理灵活调用了审批部门的人手资源,项目归档的效率相比从前大有提升。

值得一提的是,采用表单流程上传图片,可以添加水印,同时可以设置填单对象/审批人的可见范围,提高企业内部文件的安全性。


实施效果

•   提单人可以实时跟进审批进度,既可以看到审批人是否已阅,可以看到当前流转的节点;

•   表单中的文件永久有效,不同与微信传输,无需再担心文件失效无法下载;

•   开启“记录审批修改轨迹”,文件和修订历史都有迹可循,不再像过往在微信翻查聊天记录那样,搞不清哪份文件才是最终版。

二、合同审批管理

(一张表单轻松解决全流程)

弘明投资的主营业务除了房地产开发,还包含金融板块。在合同提单时,根据业务类型的不同,需要流转给对应的事业部门进行审批,而后续更是至少需要经过6个节点的审核,才能完成整个合同审批的流程。

针对这种情况,朱经理采用了“分支流程”来解决。

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员工提单后,系统根据填选的合同类型,智能流转给对应的事业部门,继而逐层流转到法务、财务、金融事业部总经理、公司总经理,最后才到合同管理员和印章管理员,进行用章和归档。

此外,借助表单的节点时效管理功能,可以实现定时消息提醒,或设置审批人自动审批,系统直接流转到一下个节点,以免审批事项的进程受到影响。


实施效果

•  分支流程可以根据设置的“流转条件”自动分派给对应的审批人,审批过程更智能和高效;

•  通过节点时效管理进行定时提醒或自动审批,确保业务流转效率。

三、差旅假勤管理

(沿组织架构智能流转,多个申请一键复用)

除了业务类审批外,公司内部也有大量的人事类审批,如出差申请、外勤申请、请假申请等,而这类审批的流程较为固定,一般由部门负责人审批,关联人事部门相关负责人即可,因为,朱经理采用了“固定流程”来搭建这一类流程体系。

以出差申请单为例,为了实现智能流转给上级领导审批,只要在处理人一栏勾选“组织架构逐级审批”,审批单就会自动沿组织架构向上流转,直至最高负责人审批完成才结束审批流程。

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实施效果

•  审批沿组织架构智能流转,一张表单可以轻松复用到多种固定流程的审批事务,模板拿来即用,快速上手。

效果与价值

弘明投资利用道一云七巧搭建了超过50套的内部审批流程,涵盖弘明投资行政管理、人事管理、业务管理,建立起统一的审批体系,实现了审批流程的无缝链接。

通过对各种审批流程的梳理,实现分公司与本部的集中管控,本部、地区公司的权责体系明晰,公司总部通过“流程”这只无形的手牢牢的实现了对所有分支机构的管控。

本文来自牛透社,经授权后发布,本文观点不代表找Saas立场,转载请联系原作者。