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迅联云应付自动化驱动国网电商能源B2B事业部供应链协同管理

     根据相关研究数据,从采购到付款的自动化流程水平较高的公司,可以节省43%的发票处理成本。但是对于表现最佳的公司来说,AP自动化带来的不仅仅是流程控制、节约成本的价值。本文以迅联云的典型案例——国网电商能源B2B事业部的应付账款自动化方案,分析其背后潜在的更大价值。

国网电商能源B2B事业部是结合产业链上下游沉淀的电力服务、产品设计和制造等各类企业资源优势,聚焦B2B服务市场。通过全面推广协议库存和配(农)网物资电商化采购,适应售电市场放开及增量配网建设需要。截止2018年底,其已建成标准统一、上下贯通的三级电商化采购体系,覆盖国网70余家二级单位、3200个核算中心,上架商品53万件,辅助物资、节能物资、生产车辆等11个大类全部纳入采购范围。

为了满足国网电商能源B2B事业部财税管理能力提升需要,实现公司发票管理跨供应链的信息协同,实现对进项发票归集,降低公司、客户、供应商取票、开票的沟通成本,提升发票管理、结算处理的效率,加快认证抵扣、降低资金占用成本等,逐步实现对供应商开票、公司收票、认证、发票校验、记账等全环节业务管控,实现税控风险预警、BI分析报表,提升公司财务、业务信息管控水平,形成产融一体化。国网电商能源B2B事业部与迅联云达成合作,共同搭建应付账款自动化系统。

该系统是将发票“从数据确认到预制开出、从查验录入到合规校验、从抵扣认证再到电子存档”的全部处理流程整合到一个自动化平台,该平台不仅帮助企业连接协同上下游资源,而且具备支持企业内部规则设置和外部合法程序,提供可控制、可见性的解决方案。

该应用方案与国网电商能源B2B事业部的结算中心系统完全整合后,所有流程将从采购业务端同步采购订单开始,由国网电商平台发送订单至供应商端,经过供应商对账确认后,一键交由系统自动拆分(按照国网电商能源B2B事业部的收票要求)和同步税收分类编码并生成预制发票,通过连接组件直接在开票软件中开出和打印发票。最后的开票结果与对账数据都会自动回写至内部系统,以便管理。

以上过程便是从结算对账到开出发票的自动化流程,该流程只有买卖双方对发票申请单的数据确认操作,其他流程均由系统自动完成,不仅节约了大量的人工流程,而且从根源杜绝了错票的产生。

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当供应商打印出发票后,需手动邮寄(AP自动化唯一的手动操作流程,未来随着专用发票电子化普及,该过程也将省去,从而实现一键即触达结果)。当国网电商能源B2B事业部的核算岗位收到发票后,通过扫描仪批量录入和合规性校验(包括发票真伪、重复录入、错开发票以及买方设定规则之外的情况),并生成发票台账,自动关联单据进行两/三单匹配,最后生成应付凭证回写至SAP系统。

该过程是发票从录入查验到生成凭证的自动化流程,该流程不仅对发票进行合规合法性过滤,而且将纸质发票批量数字化,为接下来的勾选认证、BI分析、发票数据池等更大价值的管理做支撑。

 

最后的发票认证抵扣环节,是通过迅联云e票联发票数字权限管理,实现了智能勾选、无税盘认证、集团公司异地集中认证等功能价值。由此可见,直到完成抵扣认证并存档后,发票的生命周期才算是结束。所以说AP自动化其实就是发票自动化,通过技术手段不断缩短发票的生命周期,就是在缩短应付账款的周期。当应付账款周期缩短了,企业就有可能通过早期付款的动态折扣、贴现等方式创造额外的价值。简单来说,以前支付10万的账款可能需要11万的成本,而使用AP自动化后很可能只需9.5万。那么国网电商平台入驻商户10万余家,全年交易额5000多亿元,AP自动化将为其节省和创造的价值不可估量。

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除此之外,对于大型集团来说,集中式发票自动化处理方式(财务共享中心)可以进一步分析完整流程的发票数据,从而进行流程改进和成本优化,甚至是降低内外部的欺诈风险。更为重要的是,AP自动化看似是企业最后一公里的流程自动化,其实倒回来看也是企业供应链数字化的开端,即其构建的数字资源池和协同网络,同样是数字化供应链协同的核心基础能力。

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