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小鸭集团牵手泛微,借力OA系统实现印章、证照、合同一体化管理

亚洲第一台滚筒洗衣机生产制造商——山东小鸭集团,已经发展成为集家用电器、商用电器、冷链产业、汽车装备产业、新能源和国际贸易为主业的综合性大型企业集团。

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(图片素材来自小鸭集团官网)

创新产品,产业升级:

随着集团业务的不断扩展,对于大型制造业,优化现有业务管控模式、强化集团管控成为了小鸭的管理新要求。

泛微OA系统协助小鸭集团建设了统一协同办公平台,以管理制度为支撑,固化各业务流程,覆盖所有下属子公司及部门,整合门户、文档管理、统一组织待办、沟通协作、移动办公等多个功能,实现一体化协同管理。

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(小鸭集团办公平台架构)

小鸭集团一体化系统办公平台亮点

一、统一办公入口,随时随地办公

  • 多样化门户

泛微OA系统帮助小鸭集团搭建了统一即时门户平台,“以人为核心”的岗位工作、沟通、资讯、决策一体化工作门户。

包括报表门户、经销商门户、技术门户和个人门户,让信息根据不同岗位和功能模块自动汇集,数据实时更新,员工能够快速获取自己所需的信息。

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(报表门户)

  • 移动app

移动端与PC端消息同步,办公消息实时推送,在外也可通过移动端接收、处理信息。

【小结】:建立统一沟通、信息共享平台,让员工之间协作更高效、信息获取更及时。

二、企业印章、证照规范管理

>>印章管理:

印章安全关系着集团风险的方方面面。作为大型企业,小鸭集团印章多且分散,难管理,因此,集团公章的属性、使用、变更信息的统计维护与查询至关重要。

泛微通过建模,为小鸭集团搭建了灵活的印章管理模块,帮助小鸭集团实现数字化印章管理,让印章使用更规范、高效、安全。

1、印章信息

小鸭集团及下属公司印章专员通过数据的录入和维护,形成印章信息台账,集中维护公司组织架构内每一枚印章的所有信息。

通过印章管理台账,可查询本单位印章的状态以及出借情况、维护本单位印章信息的数据,进行增加和修改,可随时查询用印记录,保证印章使用可跟踪、可追溯。

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(印章台账)

2、印章全生命周期管理

盗用章、人情章、萝卜章等违规盖章乱象层出不穷,企业风险管控面临巨大挑战,规范印章使用要从印章刻制到注销整个生命周期进行监管。

通过对印章管理过程进行流程化管控,对印章的出借、启用、停用等操作进行全过程记录,通过流程的流转实时更新台账中印章状态信息。

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(印章申请)

通过完整的生命周期流程管理,协助小鸭集团清晰记录使用过程,让每个用印动作都有据可循,规范用印过程,落实公司印章使用制度。

>>证照管理:

随着公司规模的扩大、分子公司的数量增多,证照越来越多,管理难度越来越大。

营业执照、组织机构代码证、经营许可证、资质证明文件等各类证照材料如何保存、新旧材料如何区分?

1、证照台账

泛微OA系统以电子化流程为基础,协助小鸭集团实现各类证照信息智能维护、借用线上审批、全程跟踪、查询便捷的智能化管理模式。

将小鸭集团及下属公司证照数据录入系统,形成证照信息台账,按照企业组织结构、证照种类,实现分类管理,无论是总公司的营业执照,还是子公司的经营许可证,都能快速锁定。

2、证照出借

证照一多、需求一多,借阅工作管理起来就越难。各个分支、各个部门,那么多员工谁借阅了、借多久、归还情况怎么样,光靠人工管理很难理清,时间一长证照便不知去向。

泛微证照管理系统,和传统环境下通过口头或填单借阅方式不同,所有使用需求必须走统一的申请流程,审批通过才能使用。

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(证照申请)

通过资质出借流程,或者通过证照信息建模查询列表快捷发起出借申请。在申请过程中,流程自动记录使用信息,申请人/出借人是谁、借阅了什么、打算什么时候归还等等,一一备案,随时追踪。

【小结】:泛微协助小鸭集团为公司的印章和证照建立电子档案,调用有序,为企业安全用章、用证护航。

三、企业人员考勤有序管理

作为大型制造企业,或许需要倒班、加班,一天中分时间段安排不同的人或班组进行工作,周六日可能也需要安排人上班。

如何精确计算员工上班、休假时间,是不少制造企人事部门需要考虑的问题。

泛微通过建模功能导入加班数据,点击生成加班即可统计数据。

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(加班换休)

加班换休审批流程中,根据输入的姓名,自动带出加班换休的历史信息,同时通过限制加班明细的选择范围,只能关联换休人有关的加班数据,智能化限制申请换休时长,不能超出剩余换休时长,如果超出则限制提交流程。

【小结】:智能化计算员工加班调休数据,高效精确,避免数据错误。

四、企业合同电子化台账管理

小鸭进出口公司的合同以出口和采购为主,合同审批完成后录入对应的合同台账。

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(合同台账)

1、合同信息

合同信息数据来源于合同审批流程,审批通过后,自动生成合同信息,产品信息、款项等关键信息及时关联合同。

合同台账能够记录合同整个执行周期,以便快速查询合同当时的执行情况。

2、合同执行

通过合同间相互关联,与合同发运记录相关的数据同步写入,完整记录合同相关的发运信息,让运费、发票、发运等数据之间相互关联起来,便于查询。

【小结】:数据相互关联,合同信息一查便知。

五、企业移动巡检,生产安全有保障

对于大型制造企业来说,生产安全是重中之重。

泛微协助小鸭集团,通过移动引擎,搭建了安全检查和日常点检功能,及时发现问题在移动端记录,并且可拍照上传,第一时间在现场安排纠正措施及反馈。

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(移动安全检查)

【小结】:移动安全检查对企业设备和生产线进行定期维护,保障生产安全,同时有效降低制造过程中的风险,提升设备的安全性。

小鸭集团办公平台应用价值

泛微根据小鸭集团实际情况,以统一办公平台为基础,以高效流程为脉络,为小鸭集团搭建了适用于制造企业的特色功能:

1、业务条线相互关联,提高审批、查询效率

2、移动办公环境下,问题能及时提出、解决

本文来自牛透社,经授权后发布,本文观点不代表找Saas立场,转载请联系原作者。