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温氏股份借力泛微OA系统让几万名员工实现统一办公,提升集团精细化管理

温氏食品集团股份有限公司(简称“温氏股份”),是中国500强企业,农业产业化国家重点龙头企业。

作为一家跨地区现代农牧业企业大型集团,温氏股份的规模不断扩大,业务不断发展:

温氏股份创立于1983年,2015年在深交所挂牌上市。截至2018年12月31日,温氏股份已在全国20多个省(市、自治区)拥有270多家控股公司、5万户合作家庭农场。

随着信息化时代的到来,无论是企业内部还是业务流程的管理,都有了更精细、更高效的需求,因此需要通过管理工具的升级来满足现代农牧企业的集团化管理需求。

此次,温氏股份携手泛微,搭建全集团5万多名用户统一办公平台,并且通过与京东慧采平台和美亚商旅平台的对接,助力集团实现阳光采购和财务服务共享。

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(温氏股份协同办公平台架构)

全集团几万用户使用的统一办公平台

一、商旅服务平台,打通服务共享

温氏股份推出“商旅服务平台”来进行统一财务共享服务。通过美亚商旅平台集成,实现员工出差无纸化审批、交通住宿随时预订、报销无需贴票,有效提高工作效率和差旅体验。

泛微协助温氏股份将出差审批、接待服务、交通服务、住宿服务等模块集中在一个平台:

出差审批:出差日程请示、出差考勤记录、出差费用政策审批。

交通服务:支持国内、国际机票预订,国内高铁、火车预订,支持多人订票。

住宿服务:统一会员、酒店预订,旺季房源有保障,实景图片、用户点评,电子地图。

接待服务:支持会议场地承办,酒店住宿接待。

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(商旅管理流程体系)

1、落实商旅标准制度

泛微通过与美亚商旅集成,通过工作流引擎在OA系统中接入商旅管理标准,根据酒店与机票等相关政策进行事前管控,实现差旅标准化管理,全面提升审批、管理效率。

企业员工岗位信息数据能够自动同步,不同岗位级别对应不同的商旅政策;提交商旅申请时,信息数据可自动带出。

2、严格的费用审批

员工在OA系统发起出差申请流程,若是符合政策:无需上级审批,直接出票,预定成功;违反一般性政策则预定暂缓,待上级领导审批。

审批通过后订单即可生效,预定成功。

3、多渠道预订方式,全方位满足需求

员工提交出差申请,审批后可直接关联订票申请流程,通过商旅平台选定酒店、机票信息后,流程自动回写至OA系统。

OA系统对接商旅频道:系统中包含因公订票、因私或接待、订单台账多个功能,满足不同商旅办公需求。

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(员工订票流程)

手机移动端预订:在APP中可直接发起OA流程,进行订票申请,在政策标准内可直接完成预订。

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(移动端预订)

人工客服热线:在遇到特殊或紧急出差情况时,由专人直接电话订票后,再在系统中补录流程,用于系统对账。

通过一体化商旅互连服务平台优化员工差旅体验,大大提高企业员工满意度。

4、集中式结算,方便对账

通过商旅平台预订的机票、酒店由商旅平台与集团财务共享中心统一对接付款;集团各子公司商旅费用统一由总部进行集中式结算。

通过美亚商旅功能实现公务出差费用定期集中对账、统一结算支付,以非现金结算方式,无需员工先行垫付,无需申请出差借款,减轻员工的成本压力。

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(集中对账)

小结:提高员工差旅体验,减轻财务压力。

二、阳光采购平台,让采购更高效

泛微联合京东慧采等第三方采购平台,为企业打造了统一采购管理平台。

泛微OA通过强大的集成、流程引擎,协助温氏股份打造了全过程、透明化的采购平台,以“公开、公平、公正”和“质量优先,价格优先”为主要原则,发挥京东众多品牌供应商的优势,让员工获取优质的产品和服务。

泛微将OA系统、京东慧采平台、EAS财务系统三者打通,所有采购统一在OA系统中进行申请、审批、下单、跟踪等,满足温氏集团多样化的商品采购需求。

1、采购全过程电子化管理

泛微OA系统通过工作流将采购计划、采购订单、采购凭证等业务场景落实到具体流程中,让采购每个环节都可跟踪、可追溯。

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(阳光采购流程体系)

采购计划:采购执行时所有的物料数量、价格全部由预先设置的预算进行费用控制,为管理者审批提供依据。

OA系统同步集中供货平台中的物料数据,在表单中填写京东中的商品编码,即可带出商品详细信息。

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(采购计划)

采购计划审批后,采购员确认采购计划后,进入京东慧采平台下单。可自动生成采购订单凭证。

通过阳光采购平台实现集中式、一站式采购,所有采购费用统一由公司对账支付,无需采购员垫付物资款项。

采购订单:采购完成后,系统自动生成相应的采购订单审批流程,供货平台订单自动进入待审核状态,待管理者审批同意后,订单立即自动生效,进入备货、发货状态。

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(采购订单)

申请人收货后,系统自动生成对账明细,显示货物的当前状态及是否同步到财务系统。

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(自动对账)

采购凭证:OA系统与企业财务系统集成,自动生成财务凭证,实现财务业务一体化;采购无需整理发票、报销,财务人员也不用进行发票验真。

通过阳光采购模式减少散点式采购的工作量,解决公司采购员频繁外出采购、事后贴票报销、跟踪送货等事宜,直接降低采购人力成本和物流成本,增强员工便民式采购服务的体验。

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(统一核账)

小结:规范采购前期业务工作,有效控制采购风险;集中采购流程规划,有效提高采购效率,进一步优化采购成本。

2、采购数据透明化展现、分析

询价、合同签订、下单等环节,数据按时间段实时汇总,有效减少信息流转的时间成本,并且可从合同金额、采购收货、采购订单、供应商多角度进行数据分析。

通过阳光采购政策管理体制,公开采购,集中决策,及时统计与分析系统数据,真正管控采购成本,全面提升管理效率。

小结:合理化的采购制度和监管制度,合理地降低采购成本,有效地提高采购效率,同时也规避了采购过程中产生的一些不良现象,将原本繁琐的采购工作简单化、信息化、透明化。

三、丰富应用协同内外,优化效率

1、传阅管理电子化、移动化

泛微通过流程等功能,为温氏股份优化了传阅功能。

在用户之间发送消息,有文本、附件的形式,接收对象可以发表评论看法,同时具备很多附加功能如新传阅消息提醒、短信提醒、超期未完成提醒、在线修订附件文档、转发、转为任务等。

并且在移动端也可进行传阅,通过H5的方式实现前述移动端功能需求,并集成到金蝶云之家。

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(移动传阅)

2、集团管理体系流程化管控

通过流程引擎将集团的管理体系、授权体系和管理制度落地执行。让管理制度规范执行,跨部门工作协同高效,工作职责清晰,提升企业风险与成本控制能力。

3、一体化考勤管理

实现有效和便捷的考勤管理,有效对集团、分部进行分权考勤管理。实现智能化请假、考勤、出差、排班、假期管理。

4、多系统集成

建立支撑企业经营决策分析的高层决策门户,通过集成帆软报表,以直观的图表方式展现管理者所关注的数据信息。

通过泛微云桥,将OA系统的通知公告、流程、传阅、论坛、知识中心、日程、会议等功能集成至云之家,在手机端也可进行查看及新建工作。

温氏股份协同办公平台项目价值

全集团五万用户统一办公平台,各机构实现分权管理;

优化组织内的沟通与协作能力,加速信息的流转共享;

协助建立标准化的管理过程体系,强化管理复制能力;

构建企业费用、预算管理、共享体系,提高财务效率;

构建企业行政自动化与共享体系,提高整体办公效率。

本文来自牛透社,经授权后发布,本文观点不代表找Saas立场,转载请联系原作者。