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契约锁统一印控中心,助力兰石集团印章集中管控、审批调用

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兰石集团始建于1953年,被誉为“中国石化机械摇篮和脊梁”以及“装备中国功勋企业”,同时也是中国机械工业百强企业。2019年,逐步引入契约锁电子签章,实现电子章、实体章在线统一管、审批用,推动集团内部在线盖章,为集团业务精细化管理助力。

管理升级,驱动印章管理升级,提升精细化管理水平:


经过60多年发展的兰石集团,已经形成了集研发设计、生产制造及检测、EPC总承包、投资运营、售后及金融服务等为一体的全产业链发展格局。

据了解,因为各类业务办理需要,兰石集团每年的用印需求高达10万多次,各类公章、法人章、合同章、签字章不仅数量多,还分属不同部门,由不同人员管理。

印章使用效率、纸质文件管理、用印安全等问题在兰石集团升级精细化管理的过程中逐渐突显:

1、集团各类公文、合同等文件要盖章,只能审批确认内容后,打印成纸质文件,并填写“纸质用印申请单”找领导签字后,才能找印章管理员盖章。

盖章中不仅要确定“领导是否在公司”,还要咨询确定“印章由谁管”、“到哪盖章”,周转多、效率没保障。

2、兰石集团目前业务中有许多需要“外带公章”的场景,为了保证印章安全,了解详细的盖章数据,只能外派管理员陪同,人工以及差旅费用消耗大。

3、印章分散在各地独立管理,各大分子公司的用印情况、用印频次以及用印文件,兰石集团总部很难第一时间掌控,精细化管理难。

2019年,兰石集团在现有的协同OA办公基础上,引入契约锁电子签章帮助构建能逐步覆盖全集团的“电子印控中心”,将集团总部与子公司的“公章、法人章、合同章、签字章”统一到一个印控中心,集中管理、审批调用,帮助兰石集团智能监控用印情况。

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

(兰石集团以OA为基础的电子印控环境)

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

(印章在线统一管理)

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

(及时监控不同人员、子公司用印情况)

同时通过集成,让兰石集团各项业务在OA业务流程中就能便捷调用契约锁“电子印章、电子签名、身份认证、防伪打印、数据存证”等一体化签署服务,帮助打造集“线上审批、在线签章、防伪输出”于一体的内部盖章环境。

兰石集团OA办公系统集成契约锁电子印控中心应用效果:

目前,契约锁主要围绕兰石集团现有的用印需求,在完成印章统一管控的基础上,实现集团内部电子签章及文件防伪输出,帮助兰石集团掌控各项业务用印情况,及时了解每个印章使用数据。

一、以OA为操作平台,推动公文、合同在线审批盖章、自动存证


为了让兰石集团打造高效、合法、可查验的内部用印环境,将集团现有的OA系统与印控系统结合,让集团总部和分子公司在发起用印审批后,就能自动调用契约锁电子签章,自动生成与纸质公文、合同具有同等法律效力的电子公文和电子合同。

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

(兰石集团文件内部用印流程)

公文、合同文件在OA流程中高效上传,审批一完成就能自动调用契约锁签章页面,完成密码校验后自动盖章,全程无缝对接,自动套用电子公文、合同模板,无需打印、填单,安全又便捷。

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

(从OA自动上传文件附件,高效审批内容)

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

(自动调取契约锁电子签章页面)

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

(签署密码校验多重安全保障)

二、公文、合同支持防伪输出,无差别打印,分发、邮寄更方便


目前兰石集团的用印模式采用的是集团内部单方实现电子盖章,部分子公司业务人员在文件盖章后仍需要将电子文件远程打印下来,寄给客户签署或者分发传阅。

为了确保打印文件内容安全,契约锁可以为电子文件添加光栅防伪码,子公司业务人员通过防伪彩打印机就能获取一份防伪文件,不仅文件真伪可验,谁打印、打印份数、文件内容等都有详细记录,精准控制输出数量,提升文件安全性。

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

(智能防伪打印)

三、智能印控仪帮助印章安全外带,审批解锁开启,全程监控用印过程


过去,兰石集团印章外带,都要印章管理员全程陪同监督,印章安全全靠印章管理员监管,外带麻烦、管理员压力大。

此次,通过契约锁智能印控设备,将兰石集团的实体印章“锁”在印控设备里,远程连接印控中心,审批解锁用印。

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

(兰石集团智能印控实体印章使用场景)

业务人员提前在OA提交印章外带申请,上报用印文件、用印次数,审批后获取“授权码”,随时可以解锁用印,用印过程印控仪全程跟拍记录,确保用印安全。

兰石集团借力契约锁电子签章,实现印章统一管、公文合同在线签

目前,契约锁电子印控中心已经帮助兰石集团全面覆盖15家子公司的印章管理、使用需求。

总结


未来,随着深入集成应用,契约锁将持续帮助兰石集团将“实体章+电子章”统一管理的印控模式,逐步覆盖到全集团,让集团总部在一个平台就能对全集团印章进行全生命周期管理。确保集团总部及分子公司的印章使用过程可跟踪、可追溯,全面提升集团印章使用安全,逐步完成印章精细化管理的目标。

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