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启创社工X道一云 | 公益组织办公升级,灵活解决各地团队管理难题

企业简介

“启创社会服务团队”成立于2008年2月,由八个核心机构组成,是一个追求卓越及创新的社会服务机构。

团队结合内地和香港的资源和优势,扎根广东及四川,服务覆盖广州市、佛山市、中山市、汶川县及绵阳市等地,携手各界人士致力建设个人自助互助能力、促进家庭关系、发展社区支持网络、倡导政府及服务改善,追求达至“人人可以过有尊严的生活”,共同建立关爱、平等、公义的社会。

业务痛点

1、传统业务处理方式无法满足移动端处理的需求

启创作为社会服务机构,经常开展各类活动,团队成员外勤频率高,尤其是领导,出差更是家常便饭,很多业务都需要在移动端进行处理。

过去,启创采用PDF电子交互表,通过发送电子邮件的方式处理审批,这种方式最大的问题就是只能在电脑端进行处理,下载本地,再进行签名。

2、团队跨地域沟通成本大,协同效率低

启创有八个核心机构,分布在广州市、佛山市、中山市、汶川县等地,地域跨度比较大,很多业务需要跨区域进行处理。过去,启创一直通过电子邮件或者微信沟通的方式,经常遇到诸如无法及时回复,容易遗漏信息等问题。

3、经常开展公益活动,场次管理问题繁杂

作为公益组织,启创经常开展各种形式多样的公益活动,而传统的行为管理模式,使得公益活动无法形成标准化、体系化、流程化的项目管理模式与记录。

以场次管理问题为例,启创过去大部分依赖人工处理,然而事务庞杂,头绪众多,很难将公益项目深入推进,极大地影响了组织效率。

道一云解决方案

一、内部业务流程审批,规范化业务流程

启创通过使用道一云「七巧(表单流程)」,满足了团队内部行政、财务的不同审批场景需求。

启创社工X道一云 | 公益组织办公升级,灵活解决各地团队管理难题

以借支审批为例,启创因其机构性质的特殊性,对费用管控非常严格,就算是比较简单的业务,也需要三个领导进行审批,而借助表单流程,通过对流程节点进行设定,让表单自行流转,领导可以在移动端随时随地进行处理,员工也省去了四处奔走的麻烦,业务处理效率明显提高。

另外,借助分支流程,对流程节点进行设定,如果是金额较高的借支,则须经过主任审批,而普通金额的借支则走不同流程,满足了复杂的场景需求。

启创社工X道一云 | 公益组织办公升级,灵活解决各地团队管理难题

除此之外,表单还有节点时效管理功能,若当前审批处理人忘记处理,影响工作效率,可通过时效设置进行消息提醒,若超过一定时效,可设置当前审批人自动审批并直接进入下一环节。

 

二、「会议助手」活用场地预约

启创团队经常开展各项公益活动,服务站点预约、场次安排是他们日常工作经常遇到的问题。加上团队分布全国各地,沟通起来更加麻烦。

过去每逢这个时候,负责人需要将做好的表格用邮件形式或者微信和管理员进行交涉,各地管理员再察看是否有排期空档再进行安排。而通过「会议助手」,场地排期可以直接查看,省去了沟通成本,也减少了管理员的工作负担。

启创社工X道一云 | 公益组织办公升级,灵活解决各地团队管理难题

除此之外,内部会议管理也可以使用「会议助手」,会前查看会议室状态、邀约通知、后台设置会议时长,会中签到签退、共享会议材料,会后上传会议纪要,全流程解决会议难题。

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三、与微信打通,一平台集成多个应用

在此之前,启创也在尝试使用其它移动办公应用,各地团队使用平台不统一,难以集中管理。最后团队决定统一使用企业微信,一来和微信打通,更容易和企业原本的管理方式融合;二来各类应用使用起来非常灵活,可以满足不同的使用场景。

实施效果与价值

借助道一云移动办公,启创改变了原有的管理方式,解决了以往冗杂繁乱的流程处理难题。相较于企业快速向信息化、智能化发展,大部分公益组织仍处于基础信息化的阶段,而陈旧的管理方式,无论是在人员管理还是工作流程监管,都缺乏标准化、体系化和流程化。借助智能化办公平台,通过信息化的管理模式,公益组织面临的难题正在得到解决。

道一云也正致力于探索适合公益组织管理的模式,为公益组织提供有针对性的解决方案,改善其管理方式,从而让公益活动的开展更加顺畅高效,公益事业的未来更加美好。

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